教職員メールクラウド化についてのお知らせ

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お知らせ

本学の教職員メールシステム DEEPMail は 2022年3月14日に Microsoft Exchange Online へのクラウド化を実施しました。

対象ドメイン

対象ドメイン
@kitasato-u.ac.jp
@insti.kitasato-u.ac.jp
@ahs.kitasato-u.ac.jp
@sci.kitasato-u.ac.jp
@nrs.kitasato-u.ac.jp
@pharm.kitasato-u.ac.jp
@vmas.kitasato-u.ac.jp
@med.kitasato-u.ac.jp
@lisci.kitasato-u.ac.jp
クラウド化で教職員メールが便利になります

教職員メールが学内外のどこからでも使えるようになります。
スマホ、タブレットのアプリでの利用も可能です。

【現在の教職員メール】

  1. パソコンのメールソフト(OutlookやThunderbirdなど)を利用したメールの送受信 ⇒ 学内からのみ可能
  2. ブラウザを利用したWebメール ⇒ DEEPMail(薬学部は「薬学部 Web Mailシステム」)を利用してどこからでも可能
  3. スマホ、タブレットでの利用 ⇒ ブラウザを利用したDEEPMail、薬学部 Web Mailシステムを利用してどこからでも可能
  4. Webメールの場合は容量制限あり(一部のドメインのみ、標準では2GB)

【クラウド化後の教職員メール】

  1. パソコンのメールソフト(OutlookやThunderbirdなど)を利用したメールの送受信 ⇒ 学内外のどこからでも可能
    ※メールソフトにExchange(またはIMAP)アカウントを設定することで、利用中の全てのデバイスでメール(受信メール、送信済みメール等)を同期させることができます。従来のように、Outlook で送信したメールがDEEPMailでは見られない、といった不便さがなくなります。
  2. ブラウザを利用したWebメール ⇒ Outlook on the web を利用してどこからでも可能
  3. スマホ、タブレットでの利用 ⇒ Outlookアプリを利用して、どこからも可能
  4. 大容量のメールボックス(99GB)
    ※ただし一部のユーザはマイクロソフトのライセンスの制限により50GB
クラウド化の実施スケジュール

2021年12月中

@sci

12月13日(月) クラウド化実施済みです。

2022年2月中

@lisci @ahs @nrs

2月16日(水) 申告にご対応頂いた方のKIDsを発行、メールアドレス宛にKIDsを送付します。
2月17日(木)
  〜27日(日)
KIDsが利用できるようになります。KIDs通知メールに従って、メーラーの設定やログイン確認等を実施してください。
2月28日(月) 朝9時よりExchange Onlineへの切替作業をします。
切替完了後より、Exchange Onlineのアカウントにメールが届き始めます。

2022年3月中

@insti @med @vmas @pharm @kitasato-u.ac.jp

2月18日(金) 申告にご対応頂いた方のメールアドレス宛にKIDsを順次送付します。
3月  1日(火) 申告にご対応頂いた方のKIDsを順次発行します。 ※前倒しも検討
3月  1日(火)
  〜13日(日)
KIDsが利用できるようになります。KIDs通知メールに従って、メーラーの設定やログイン確認等を実施してください。
3月14日(月) 朝9時よりExchange Onlineへの切替作業をします。
切替完了後より、Exchange Onlineのアカウントにメールが届き始めます。
クラウドへ移行するメールアドレスについて

@kitasato-u.ac.jp をお使いの方

11月2日〜10日で実施した、移行対象メールアドレスの申告にご対応頂いたメールアドレスが対象です。
申告頂いたメールアドレスは、クラウド化後も利用可能です。

上記以外のドメインについて

各ドメインの管理者にて、移行対象メールアドレスの整理を行って頂いています。
移行対象となったメールアドレスは、クラウド化後も利用可能です。

教職員メールアドレスを複数お持ちの方

送受信可能な個人メールアドレスは1人1つまでとなります。

複数の個人メールアドレスをお持ちの方は、どのアドレスを送受信に使うかを選択してください。それ以外のメールアドレスについては、送信はできませんが受信は可能です。

例)
sample@kitasato-u.ac.jp と sample@med.kitasato-u.ac.jp のアドレスを両方持っている場合。

どちらのアドレスを送受信に利用するか、選択して下さい。

sample@kitasato-u.ac.jp のアドレスを送受信に利用する場合、
sample@med.kitasato-u.ac.jp 宛に届いたメールは、sample@kitasato-u.ac.jp
に配送されます。

複数のアドレスを持っていて、不要なアドレスがある場合はお申し出下さい。

クラウド化の事前準備のお願い

メールのクラウド化に伴って、現在お使いのメール環境ではメールの送受信ができなくなります。
メールの切り替えをスムーズに乗り切って頂くため、以下のを各自で必ず行って下さい。

KIDsとパスワードの確認

クラウド化後の教職員メールの利用には「KIDs」が必要です。

KIDsは事前にICT推進センターから教職員個人に通知します。

※通知スケジュールは「クラウド化の実施スケジュール」でご確認下さい。

KIDsが届いたら、ご案内に従ってログインを試して下さい。

○既にMicrosoft365アカウントをお持ちの方

現在お使いの「xxx@o365kitasato.onmicrosoft.com」のアカウント名が、「yyy@kids.kitasato-u.ac.jp」に変更になります。

※「xxx」、「yyy」の部分は人によって異なります。パスワードは変わりません。

xxx@o365kitasato.onmicrosoft.com」にログイン中の方は、KIDsが届いたらご案内に従って一度ログアウトして、KIDsでログインし直して下さい。

○Microsoft365アカウントをお持ちでない方

KIDsを新規に発行し、初期パスワードと一緒に通知します。
KIDsが届いたら、ご案内に従ってログインを試して下さい。

お使いのメールソフトへのアカウントの追加

OutlookやThunderbirdなどのメールソフトをお使いの方は、予めお使いのメールソフトへアカウントを追加して下さい。

メールをクラウドに切り替えたタイミングで、新しいアカウントのメールボックスにメールが届き始めます。

部署や学会等のグループで共通で利用しているメールアドレスは、Exchange Onlineの共有メールボックスという機能を利用します。このようなメールアドレスを利用している方は、以下をお読み頂いて、必要に応じてメールボックスを事前に作成して下さい。

  1. Outlookでは手動で作成する必要はありません。Thunderbirdなど別のメールソフトをお使いの方は、手動で設定が必要です。

現在のアカウントではメールの送受信ができなくなりますので、必ずクラウドへの切替日よりも前に実施して下さい。

Outlook on the webへのログイン

DEEPMail、薬学部Web Mailシステムをご利用の方は、Outlook on the webへのログインを行って下さい。

部署や学会等のグループで共通で利用しているメールアドレスは、Exchange Onlineの共有メールボックスという機能を利用します。このようなメールアドレスを利用している方は、以下をお読み頂いて、共有メールボックスの使い方をご確認下さい。

メールをクラウドに切り替えたタイミングで、DEEPMail、薬学部Web Mailシステムを利用したメールの送受信はできなくなります。必ずクラウドへの切替日よりも前に実施して下さい。

クラウド化に伴う設定変更、および利用方法の変更について

○お使いのメールソフト(Outlook、Thunderbirdなど)で設定変更が必要です。

○Webメール(DEEPMail、薬学部Web Mail システム)は利用できなくなります。(Outlook on the webを利用して下さい。)

○部署や学会等のグループで共通で利用しているメールアドレスは、継続して利用が可能ですが、利用方法が変わります。(Exchange Onlineの共有メールボックスという機能を利用します。)

○メーリングリストは、配布リストという機能を利用して提供します。

メールデータの移行について

従来のメールボックスから、Exchange Online へのメールデータ移行は行われません。
以下の手順書をお読み頂き、各自で実施して下さい。

クラウド化による教職員メールの運用変更について

現在教職員メールをご利用中の方

移行の対象となったメールアドレスは、クラウド化後もそのままお使い頂けます。

教職員メールを利用していない方

今回のクラウド化に合わせて、利用していない方にも全員にメールアドレスを発行します。

※メールアドレスは生成ルールに基づいて自動発行します。

※派遣職員、業務委託の方は、メールアドレスが必要な方に限ります。(2021年12月現在)

教職員メールを他の機関やプライベートのメールアドレス等へ自動転送している方

クラウド化に伴い、ロケーションを問わずメールを使う事ができます。
教職員メールを個人メールアドレス等の組織外へ転送する行為は情報漏洩等のセキュリティインシデントを引き起こす可能性があります。
ポリシー上禁止しておりますので、利用することができません。

メールアドレスの利用申請について

教職員メールを利用していない方にも全員にメールアドレスを発行するので、新規のメールアドレス利用申請は不要になります。

また、新規に入職した教職員へは、入職時に発行して付与します。

※メールアドレスは生成ルールに基づいて自動発行します。

※派遣職員、業務委託の方は、メールアドレスが必要な方に限ります。(2021年12月現在)

サブドメインのメールアドレスについて

新規発行は停止します。(現在利用中の方は、そのままお使い頂けます。)

退職時のメールアドレス停止について

原則として、退職後は教職員メールの利用はできなくなります。
退職後1ヶ月程度で自動的に停止します。
(2022/3/10訂正)退職後は自動的にメールを停止します。

退職後のメールアドレス継続利用について

○再雇用、または退職後すぐに異なる身分で採用される方

お使いのメールアドレスが継続して利用可能です。
嘱託職員として再雇用される方は申請不要です。
それ以外で臨時職員、非常勤教員、非常勤医師として雇用される方は、ICT推進センターに継続対象のメールアドレスを明記の上、メールにて継続利用を申請して下さい。
臨時職員、非常勤職員、非常勤医師から専任職員に雇用される方も同様にICT推進センターに継続対象のメールアドレスを明記の上、メールにて継続利用を申請して下さい。

○大学院(医療系研究科)に入学される方

大学院在籍時はメールを停止しますが、復職時は継続して利用可能です。

○名誉教授になる方

お使いのメールアドレスが継続して利用可能です。
ICT推進センターに継続利用を継続対象のメールアドレスを明記の上、メールにて申請して下さい。

○過去の論文や研究に関する問い合わせが届く方

指定のメールアドレスに転送できるように致しますので、転送元と転送先の両方のメールアドレスを明記の上、メールにてご退職前にお知らせ下さい。

※新しい配属先のメールアドレスが決まっていない方は、個人のメールアドレスをお知らせ頂き、決まった後で変更のご依頼を下さい。

メールシステムへのログインはできなくなりますので、北里のメールアドレスを使ってメール送信することはできなくなります。
メールアドレスは定期的に利用確認をさせていただき、応答が無い場合には削除致します

○上記に該当しない方は継続利用はできません。

○継続利用申請、転送設定依頼の送付先メールアドレス:kids-support@kitasato-u.ac.jp
申請のあったメールアドレス宛に、ICT推進センターから確認のメールをお送りします。

サーバや実験機器から教職員メールサーバを利用してメールを送信している場合

サーバや装置等から自動的に通知メールを送る機能を利用されている場合は、教職員メールのクラウド化に伴って設定の変更が必要になります。

詳しくは以下のページをご覧下さい。